תקנון המועדון

 נהלי מועדון רוטרי חיפה

 

הגדרות

לצורכי נהלים (Bylaws) אלה "חבר בעל מעמד" הנו חבר בעל ותק של שנה אחת לפחות, שאחוז הנוכחות שלו לא פחת מ-60% בחצי השנה האחרונה, ושילם את כל מסיו במועד למועדון.

לצורכי נהלים אלה חוקה / וחוקי / נהלי העזר הם חוקת רוטרי הבינלאומי ונהלי (או חוקי) עזר המעודכנים של רוטרי הבינלאומי.

כל האמור בנהלים בלשון זכר מתייחס, לפי העניין, גם לנקבה, ולהפך.

לצורכי נהלים אלה הודעה בכתב היא הודעה בדוא"ל, בפקס, ובמקרים בהם אין לחבר דוא"ל או פקס, בדואר רגיל לכתובת שברישומי מזכיר הכבוד. מועד המסירה של נודעה בכתב, יחשב יום המשלוח לדוא"ל או פקס, וארבעה ימים לאחר המשלוח לפי רישומי מזכיר הכבוד או סגנו עבור דואר רגיל.

מנהלים ונושאי משרה

1.   הגוף המנהל את המועדון יהיה הנהלת המועדון (להלן: "ההנהלה") אשר תכלול את:

(א) הנשיא

(ב)  הנשיא שקדם

(ג)  הנשיא המיועד

(ד)  מזכיר כבוד

(ה)  גזבר הכבוד

(1)  סגן נשיא מנהל אפיק המועדון

(ז)  סגן נשיא מנהל אפיק הקהילה

(ח)  סגן נשיא מנהל אפיק במקצוע

(ט) סגן נשיא מנהל אפיק הבינלאומי

(י)  סגן נשיא מנהל אפיק הנוער והצעירים.

2.   (א)    ועדה לאיתור מועמד לתפקיד הנשיא תתכנס לא יאוחר מן האחד בנובמבר בכל שנה על
        מנת להציע מועמד לתפקיד נשיא המועדון לשנה שלאחר שנת הרוטרי הבאה. ועדה זו
        תורכב מהנשיא המכהן, אשר ישמש כמזמן הוועדה, וכל הנשיאים לשעבר של המועדון
        וכן כל חבר אשר כיהן כנשיא של מועדון אחר לפני כניסתו למועדון חיפה והשלים שלוש
        שנות חברות במועדון חיפה. היה ומספר הנשיאים לשעבר במועדון יהיה קטן משישה,
        יצרף הנשיא לוועדה חברים נוספים מתוך סגני הנשיא מנהלי האפיקים בהווה או בעבר
        על מנת להביא את מספר חברי הוועדה לשישה. את ישיבת הוועדה ינהל הנשיא שקדם
        לנשיא המכהן ובהיעדרו אחרון הנשיאים לשעבר שכיהן לפניו ושנוכח באותה ישיבה.

(ב)  הוועדה תציע מועמד לתפקיד הנשיא לשנה שלאחר שנת הרוטרי הבאה, ולאחר שתושג הסכמתו של המועמד, יודיע הנשיא לחברים על החלטת הוועדה במפגש מועדון רגיל שיתקיים לפחות שלושה שבועות לפני האסיפה הכללית השנתית של המועדון. תוך שבוע ימים ממתן ההודעה האמורה יהיה כל חבר בעל מעמד רשאי להציע מועמד לנשיאות בהודעה בכתב לנשיא או למזכיר הכבוד, ובלבד שקיבל לכך את הסכמתו של המועמד.

3.   (א)    אם בתום השבוע האמור לא תתקבל כל הצעה למינוי אחר, מועמד הוועדה לאיתור
        לאיתור הנשיא יוכרז כנשיא מיועד לשנה שלאחר שנת רוטרי הבאה.

(ב). במקרה שיהיה יותר ממועמד אחד לתפקיד הנשיא, תתקיים הצבעה במפגש הרגיל הבא לקביעת המועמד המועדף.

(ג)  הנשיא המיועד יכהן כנשיא הנבחר לשנה הקודמת לזו שבא יכהן כנשיא.

4.   (א)    במפגש השלישי של חודש נובמבר, יציע הנשיא הנבחר מועמדים העונים להגדרת "חבר
        בעל מעמד" לתפקיד מזכיר כבוד, סגן מזכיר כבוד וגזבר כבוד, וסגני הנשיא הממונים על
        ארבעת אפיקי השירות.

(ב)  אין באמור כדי למנוע מכל חבר מועדון בעל מעמד להציע מועמד או מועמדים אחרים לתפקידי מנהלי ארבעת האפיקים, וזאת לאחר שהמועמדים הביעו את הסכמתם לקבל מינויים אלה, והם עונים על הגדרת "חבר בעל מעמד". במקרה וקיים יותר ממועמד אחד לתפקידים תתקיים הצבעה במפגש העסקי הקרוב, מועמד יחיד לאחד התפקידים האמורים יכנס לתפקידו לאחר המפגש העסקי הקרוב ללא צורך בהצבעה.

(ג)  במקרה של שוויון קולות בבחירות, תוכרע ההצבעה על ידי הנשיא המכהן בזכות קול בחירה נוסף המוענק לו מתוקף תפקידו.

5.   במפגש העסקי של חודש דצמבר תקוים גם האסיפה הכללית השנתית של המועדון, באסיפה הכללית של המועדון יצביעו חברים בעלי מעמד על אישור הדוחות הכספיים של השנה שעברה, על דוח ועדת הביקורת, על חברי ההנהלה של השנה הבאה וחברי וועדת הביקורת, באסיפה הכללית של המועדון יבחר משרד רואי החשבון המבקר של המועדון.

6.   חבר, פרט לנשיא, לא ישרת בהנהלה מעל לשתי שנים רצופות ובלבד שכהונה רצופה של שנתיים בהנהלה לא תמנע מחבר להיבחר כנשיא המועדון.

7.   (א)    פרט למקומו של הנשיא הנבחר, חברי ההנהלה ימנו חבר בעל מעמד לתפקיד שנתפנה
        בה.

(ב)  במקרה שהנשיא המיועד או הנשיא הנבחר אינם יכולים לכהן בתפקידם, תתכנס הוועדה לאיתור מועמד לנשיא ותיישם את ההליכים שנקבעו בנהלים בסעיפים 2 ו-3 דלעיל בשינויים המחויבים על פי העניין.

חובות נושאי המשרה והמנהלים

8.   הנשיא יישב בראש מפגשי המועדון וישיבות ההנהלה וימלא כל אותם תפקידים הנובעים ממשרתו כנשיא.

9.   הנשיא הקודם המיידי יהיה חבר בהנהלת המועדון ויישב בראש מפגשי המועדון וישיבות ההנהלה מהם ייעדר הנשיא, וימלא את מקומן של הנשיא בהיעדרו. אם ייעדר גם הנשיא שקדם, ימלא את מקומו הקודם לן בתפקיד.

10. מזכיר הכבוד ינהל ויעדכן את רשימות החברים, ישלח הזמנות לישיבות ההנהלה, ינהל פרוטוקולים של ישיבות ההנהלה וידווח במפגשי המועדון על ישיבות ההנהלה, יכין את הדוחות לרוטרי בינלאומי, ובכלל זה דוחות חצי שנתיים שיש להגיש למזכיר רוטרי בינלאומי באחד בינואר ובאחד ביולי בכל שנה; ירכז את הדוחות על השינויים ברשימת החברים שיש להגיש למזכיר רוטרי בינלאומי ולאזור וכן יבצע כל אותן פעולות הנדרשות ממנו והנובעות ממשרתו.

11. גזבר הכבוד יהיה אחראי לניהול כספי המועדון, וקרן המועדון לרבות קרנות עיזבון וכספים אחרים ויכין הצעות תקציב לפעילויות לפי העניין. בלי לפגוע באמור הוא יהיה רשאי למנות חבר מטעמו שיעסוק בניהול השוטף של קרנות עיזבון, בלי לפגוע בסמכויות הנאמנים במידה ויש כאלו. אחת לשנה או בכל זמן אחר, לפי דרישת ההנהלה, ידווח למועדון על מצב כספי המועדון שבניהולו, ויבצע כל חובות אחרים הנובעות ממשרתו.

     בתום שנת תפקידו, ימסור גזבר הכבוד את השליטה והניהול של כל הכספים, ספרי החשבונות וכל רכוש אחר של המועדון ובחזקתו, לבא אחריו או לנשיא הנבחר. כמו כן עם תום תפקידו יערוך גזבר הכבוד דין וחשבן שנתי סופי שיימסר לרואה חשבון של המועדון לביקורת על מנת להציגו בפני חברי המועדון עד ליום 30 בספטמבר בכל שנה.

12. חמשת אפיקי המועדון הם:

(א) אפיק השירות המועדון.

(ב)  אפיק השירות בקהילה.

(ג) אפיק השירות במקצוע.

(ד)  אפיק השירות הבינלאומי.

(ה)  אפיק הנוער והצעירים.

13. הממונה על הטקס ימונה על ידי הנשיא באישור ההנהלה ויהיה אחראי לסידורי המפגשים לרבות הטיפול באביזרי המועדון וכן אותם התפקידים הנובעים ממשרתו ולפעילויות אחרות שתיקבענה על ידי הנשיא או ההנהלה. הממונה על הטקס רשאי למנות לעצמו עוזר (עוזרים), ויהיה אחראי לקבלת אורחים רוטריונים ו/או אחרים בישיבות המועדון.

מפגשים

14. המפגשים השבועיים הרגילים של המועדון יתקיימו בימי רביעי בשבוע בין השעות 13:00 ל-14:30 המפגש הראשון בכל חודש יהיה מפגש עסקי. במקרה של שינוי או ביטול מגפש שבועי רגיל, תימסר הודעה מבעוד מועד לכל החברים.

15. סדר היום במפגש שבועי רגיל יהיה כדלהלן:

• ארוחת צהריים

• פתיחת המפגש

• הצגת רוטריונים, מבקרים ואורחים

• פסוק השבוע

• ברכות רעות

• ברכה בינלאומית

• הודעת הנשיא ומזכיר הכבוד

• הודעה מטעם יושבי ראש הוועדות ואחרים

• במפגש עסקי, דוח מזכיר הכבוד ו/או הגזבר ו/או דוחות שח יו"ר האפיקים או הוועדות

• מפגש רגיל, הרצאה או דיון לפי תוכנית שנקבעה

• בכל המפגשים - נושאים שונים כפי שימצא הנשיא לנכון מפעם לפעם

• נעילה

16. מנין חוקי במפגשי המועדון יהיה שליש מחברי המועדון. מניין חוקי בישיבות ההנהלה או בישיבות ועדות סיווג וחברות או בוועדת נכסים או כל אחת מודעות המשנה של המועדון יהיה, נוכחותם של מחצית חברי הגוף הנפגש.

17. ישיבה רגילה של ההנהלה תתקיים באחד מימות השבוע שלפני יום הרביעי הראשון בכל חודש.

הצבעות

18. הצבעה במפגשי המועדון תהיה בהרמת ידיים. במקרה של שוויון קולות בהצבעה יהא לנשיא ו/או ליושב ראש המפגש קול נוסף. נשיא ו/או יושב ראש המפגש רשאי, לפי שיקול דעתו, לקיים הצבעה חשאית, כמו כן תתקיים הצבעה חשאית לפי דרישת עשרה חברים נוכחים.

ועדות

19. (א)    הנשיא ימנה, בהסכמת ההנהלה, את חברי הוועדות הקבועות כדלהלן (הנשיא יהיה
        רשאי לאחד פעילויות תחת מספר ועדות קטן יותר, ובלבד שלא יגרע מהתכנים שלהן):

• ועדות לשירות בקהילה

• ועדות לשירות במקצוע

• ועדות לשירות בינלאומי

• ועדת ביקורת

• ועדת קרנות ונכסים

הנשיא ימנה במסגרת אפיקי השירות, בהסכמת ההנהלה, ועדות לבית מילר ולבית המייסדים, אלא אם האסיפה הכללית תחליט על ביטול זמני או קבוע של אחת מהוועדות האלה, וכן ודעות אחרות למטרות אחרות לפי שיקול דעתו.

מנהלי אפיקי שירותים יהיו חברים בוועדות השירותים שבהנהלתם בתוקף תפקידם.

19. (ב)    הנשיא ימנה, בהתייעצות עם סגן נשיא מנהל אפיק שירותי במועדון, בהסכמת ההנהלה,
        את חברי הוועדות לנושאים מיוחדים של אפיק שירות המועדון כדלהלן:

• ועדת נוכחות שבאחריותה לנהל רישום של נוכחות החברים וגם מעקב ודווח לנשיא ו/או מזכיר הכבוד או סגנו על חברים שנעדרו יותר ממפגש רגיל אחד ולא התנצלו על כך מראש.

• ועדת סיווג וחברות

• ועדת תכניות

• ועדת רעות ואירועים

• ועדה למידע רוטריוני

• ועדה ליחסי ציבור

• ועדת קשר בין מועדונים

• וועדת הטקס שבאחריותה גם מעקב אחר חברים חולים

• ועדת עניינים בין מועדונים

סגן נשיא מנהל אפיק שירות המועדון יהיה חבר בוועדות האמורות בתוקף תפקידו.

20. הוועדה לסיווג וחברות תהיה מורכבת מתשעה חברים בעלי מעמד וותק של חמש שנים לפחות במועדון. מדי שנה יפרשו שלושה מחברי הוועדה וימונו שלושה חברי מועדון אחרים במקומם. לא יכהן חבר בוועדה זו יותר משלוש שנים רצופות.

21. ועדת קרנות ונכסים תהיה מורכבת מחמישה (5) חברים בעלי מעמד להם ותק של לפחות שבע (7) שנות חברות במועדון. מדי שנה יוחלף אחד החברים בוועדה. הוועדה תטפל בנכסי הנדל"ן ובכספי הקרנות.

22. (א)    כל ועדה או ועדת משנה תהיה מורכבת מיושב ראש ומחברים שיתמנו על ידי מנהל
        האפיק המתאים בהסכמת הנשיא.

(ב)  בתוקף משרתם, יהיו הנשיא ומזכיר הכבוד חברים בכל הוועדות הקבועות והוועדות המיוחדות. הנשיא רשאי למנות את הנשיא הנבחר או את סגן מזכיר הכבוד להיות חבר במקומו במפגש של כל ועדה שהיא או בכל מפגשי ועדה שתקוים באותה שנה.

(ג)  החברים שנתמנו לוועדה ישתתפו באופן פעיל בעבודתה.

תפקידיהן של הוועדות

23. (א)    כל ועדה תטפל באותם עניינים שנקבעו בנהלים ובאותם עניינים נוספים שיופנו אליה על
        ידי הנשיא או ההנהלה.

(ב)  עד ל-31 באוגוסט בשנת כהונתו, יגיש כל יושב ראש ועדה להנהלה תוכנית פעולה ובמידה ונדרש גם הצעת תקציב לאותה שנה, לאישורה.24.   עד ל-31 באוגוסט בכל שנה תערוך הוועדה לסיווג וחברות ותגיש להנהלה סקר סיווג של הקהילה; תכין מתוך הסקר רשימה של סיווגים תפוסים ופנויים, תוך שימוש ב"מערכת הסיווגים של רוטרי בינלאומי כקו מנחה, תדגיש בפני החברים את החשיבות שבהצעת שמות לסיווגים פנויים; תיבחן מחדש סיווגים קיימים המיוצגים במועדון; תתייעץ עם ההנהלה בכל בעיות סיווג וכן תוכל להגיש להנהלה את שמותיהם של אנשים מתאימים למילוי סיווגים פנויים.

25. ועדת התוכניות תכין ותערוך את התוכניות למפגשים הרגילים והמיוחדים של המועדון, בהתאם להנחיות ההנהלה.

26. ועדת הרעות והאירועים תקדם היכרות וידידות בין החברים, ותעודד חברים להשתתף בפעילויות החברתיות והקהילתיות המאורגנות על ידי המועדון ופעילויותיו. כן תיזום הוועדה ותפיק אירועים חברתיים כגון טיולים, מסיבות, ערבים על יד האח וכדומה על מנת להגביר את הרעות בין חברי המועדון.

27. הוועדה למידע רוטריוני תמסור:

(א) מידע רוטריוני למועמדים העומדים להתקבל למועדון בהקשר לזכויותיו וחובותיו של חבר במועדון רוטרי, ועל מטרת הרוטרי ופעילויותיו בעולם ובאזור.

(ב)  מידע לחברים עם התפתחויות ברוטרי הבינלאומי.

28. הוועדה ליחסי ציבור

(א) תמסור לציבור הרחב מידע כללי וספציפי אודות רוטרי, תולדותיו, מטרתו, היקפו, פעילויותיו.

(ב)  תבטיח פרסומת נאותה למועדון ופעילויותיו.

29. הוועדה לקשר בינמועדונים תכין ותבצע תוכניות לעידוד מפגשים משותפים ופעילויות משותפות עם מועדונים אחרים באזור והשתתפות באירועים של האזור.

30. הוועדה לשירות במקצוע תקדם את שיפור תקני ההתנהגות הכלליים במקצועות השונים.

הוועדה לשירות במקצוע תתאם את פעילויות כל ועדה אחרת שתמונה לכל נושא מיוחד בשירות במקצוע.

31. האפיק לשירות בקהילה באמצעות הוועדות השונות יבצע פעילות בנושאים קהילתיים, הוועדה לשירות בקהילה תתאם את פעילויות כל ועדת משנה אחרת שתמונה על ידה, לרבות ועדות בית מילר ובית המייסדים (מתנ"ס רמות).

32. הוועדה לשירות בינלאומי תבצע פעילות בשירות הבינלאומי. הוועדה לשירות הבינלאומי תפקח ותתאם פעילויות ועדות המשנה האחרות שתמונינה לנושאים של השירות הבינלאומי. כן תהיה אחראית על הקשרים הבינלאומיים של המועדון לרבות עם רוטרי בינלאומי ועל הברכה הבינלאומית הניתנת בישיבות המועדון.

33. ועדת ביקורת:

33. (1)    ועדת הביקורת תיבחר על ידי האסיפה הכללית ותהיה כפופה לה.

(א) ועדת הביקורת תכהן לפחות שנתיים רצופות ותסיים את תפקידה עם אישור הדוחות הכספיים של סוף שנת הכספים הקלנדרית.

(ב)  הוועדה תהיה מורכבת מיו"ר שחייב להיות נשיא לשעבר ועוד שלושה חברים "בעלי מעמד" עם ותק של לפחות חמש (5) שנים במועדון.

(ג)  יו"ר הוועדה יכהן לפחות שנתיים רצופות.

(ד)  (1)       הוועדה לאיתור מועמד לתפקיד הנשיא המתכנסת בתחילת נובמבר בכל שנה על
          מנת להציע מועמד לתפקיד נשיא המועדון תציע מדי שנתיים גם מועמד לתפקיד
          יו"ר ועדת ביקורת.

(2)  אישור מועמדותו של היו"ר הנבחר כאמור בסעיף 33(1)(ד)(1) תתקיים באסיפה השנתית של המועדון בתחילת דצמבר.

(ה)  הנשיא המכהן יפרסם את שמות המועמדים לכהן בוועדה חודש לפני ההצבעה כדי לאפשר הגשת שמות מועמדים נוספים.

(ו)  אם ניתן, בוועדה יהיו חברים במקצועות ראיית החשבון ו/או משפטים.

(ז)  בכל שנה יוחלפו לכל היותר שניים (2) מחברי הוועדה.

(2)  הוועדה תהיה שראית להיוועץ עם מי מחברי המועדון בכל סוגיה העומדת על הפרק.

(3)  חברי מועצת המנהלים וחברי אחת מועדות המועדון האחרות אינם רשאים לכהן בו זמנית כחברי ועדת ביקורת.

(4)  בהתאם לסעיף 30 לחוק העמותות, ועדת הביקורת תבדוק את ענייניה הכספיים והמשקיים של מועדון זה הרשום כעמותה, בין היתר על ועדת הביקורת:

(א) לבדוק את תקינות פעולות העמותה ומוסדותיה, לרבות התאמת פעולות העמותה למטרותיה. בכלל זה, נדרשת ועדת הביקורת לבדוק את תקינות פעילותם של נושאי המשרה בעמותה ולבדוק ניהול תקין של עמותה, חיסכון, יעילות, אפקטיביות וטוהר המידות.

(ב)  לבדוק את השגת יעדי העמותה ביעילות ובחיסכון.

(ג)  לעקוב אחר ביצוע החלטות האסיפה הכללית והוועד.

(ד)  להציע למועצת המנהלים דרכים לתיקון ליקויים בניהול העמותה.

(ה)  לבדוק את ענייניה הכספיים של העמותה, את פנקסי החשבונות שלה לרבות ייעדו כספי העמותה לקידום מטרותיה.

(ו)  לבדוק כלח נושא אחר הקשור לפעילות עמותה.

(5)  הוועדה תקבל מועדת הקרנות והנכסים דוח על מצב הקרנות והשימוש בהן לקראת האסיפה הכללית של חודש דצמבר.

(6)  לצורך יישום תפקידה:

(א) וועדת הביקורת תבצע בדיקה כללית מדיי שנה כמפורט לעיל, וכן תבצע מעקב אחר יישום המלצות שנתנה בעבר. בשים לב להיקף פעילות העמותה, ועדת הביקורת תתמקד מדי שנה בנושא או במספר נושאים מתוך הנושאים הנ"ל, ותבצע במסגרתם בדיקה מעמיקה יותר מהרגיל.

(ב)  ועדת הביקורת תדון בדוח המילולי ובדוח הכספי ותגיש את המלצותיה למועצת המנהלים ולאסיפה הכללית.

(ג)  במסגרת הדיווחים השנתיים, על העמותה להגיש לרשם את ההמלצות האמורות בסעיף 33(6)(ב).

(ד)  חברי ועדת הביקורת רשאים לעיין בכל עת בפנקסי החשבונות של העמותה ובמסמכים המתייחסים לאמור בהם ולצלם אותם, ולקבל מכל חבר הנהלה כל מסמך שברשותו וכל מידע הדרושים להם לדעתם לצורך למילוי תפקידם.

(7)  (א) ועדת הביקורת נדרשת להכין דוח ביקורת לפחות פעם בשנה בחודש דצמבר ולהגישו
      לעיון האסיפה הכללית בעת אישור הדוחות הכספיים.

(ב)  דוח הביקורת כאמור בסעיף 33(7)(א) יכלול, מלבד ממצאי הוועדה, גם המלצות והתייחסות לתיקון ליקויים שהתגלו בעבר, בהתאם לנסיבות.

(8)  (א) ועדת הביקורת רשאית, בהודעה שתינתן בכתב, לדרוש מנהלת המועדון לכנס אסיפה
      כללית שלא מן המניין.

(ב)  לא פעלה מועצת המנהלים כאמור בסעיף 33(8)(א) תוך עשרים ואחד (21) ימים מיום הגשת הדרישה בכתב, רשאית ועדת הביקורת לכנס את האסיפה הכללית, ובלבד שהאסיפה תתקיים תוך שלושה חודשים לכל היותר מיום שהוגשה הדרישה.

34. ועדת קרנות ונכסים:

(1)  (א) ועדת קרנות ונכסים תמונה על ידי הנשיא הנבחר.

(ב)  מינוי כאמור בסעיף 34(1)(א) יוגש לאישור האסיפה הכללית על המועדון, עם אישור ההנהלה הנכנסת.

(ג)  הוועדה תמנה חמישה (5) חברים:

(1)  שלושה (3) חברים, להם ותק של לפחות שבע (7) שנות חברות במועדון, אשר כל אחד מהם ימונה לתקופה של שלוש שנים. אחד מחברים אלו יהיה יו"ר הוועדה.

(2)  שני (2) חברים נוספים - נשיא מועדון רוטרי חיפה וגזבר הכבוד המכהנים, אשר יתחלפו מידי שנה.

(ד)  בראש הוועדה יעמוד נשיא לשעבר של מועדון זה ושני חברים הנוספים יהיו משפטן / עו"ד או / רואה חשבון / איש כספים ו/או חבר נוסף.

(2)  (א) ועדת קרנות נכסים תפקח על קרנות בהן מועדון רוטרי חיפה משמש כמנהל ו/או
      נאמן.

(ב)  ועדת קרנות ונכסים תפקח על כל נכסי המועדון לרבות בית מילר ובית המייסדים.

(3)  הנהלה שתבקש להשקיע בנכסים תגיש לוועדת הקרנות והנכסים תוכנית המלווה בתקציב שמקורותיו אינם מותנים בכספים שלא הגיעו לידי המועדון .

(4)  כספי הקרנות יופקדו בחשבון נפרד בבנק.

(5)  השימוש בכספי הקרנות ו/או בתשואות שלהם יהיה באישור ועדת קרנות ונכסים.

(6)  זכות החתימה בחשבונות הבנק של הקרנות תהיה של יו"ר הוועדה בצירוף חתימת נשיא המועדון או גזבר כבוד של המועדון.

(7)  (א) הוועדה המכהנת תעדכן ותרענן את "ספר הקרנות" ובו יהיה דף ייעוד ושימוש של כל
      קרן בנפרד על פי הנחיותיו של התורם. וכן, אם הקרן צמיתה או אזילה.

(ב)  ועדת קרנות ונכסים תוודא כי הנהלת המועדון תקצבה את השימוש בכספי הקרנות או בפירותיהם מידי שנה, בהתאם להסכם עם התורם ובתאום עם נאמן הקרן אם נקבע כך בתנאי התרומה.

(ג)  כל התנועות בחשבונות הקרנות ינוהלו באופן שוטף בספרי הנהלת החשבונות וידווחו בישיבות מועצת המנהלים.

(ד)            ספר הקרנות יועבר מדי שנה מיו"ר ועדת הנכסים היוצא לזה הנכנס.

(8)  הוועדה תדאג ותוודא שהנהלת המועדון תשקיע את הכספים ותפקח על ניצול נכון וראוי של הכספים.

(9)  הוועדה תגיש ב-1 ביולי בכל שנה דוח תשואות מכל קרן, צמיתה ו/או אזילה, וכן את סכום הכסף שניתן לחלק מכל קרן, לנשיא המועדון הנכנס.

(10) באסיפה הכללית של המועדון בחודש דצמבר תגיש הוועדה למועדון דוח על מצב הקרנות
 והשימוש בהן.

(11) חל איסור מוחלט להשתמש בכספי הקרנות למטרות שאינן טובת הקהילה ובהתאם ליעוד של כל קרן וקרן.

רישומים

35. כל נושא משרה, מנהל אפיק, יו"ר ועדה וועדת משנה אחראי לניהול חייב לנהל רישומים מסודרים מכל הפעילויות הקשורות במילוי תפקידו, רישומים אלה יועברו לבעל התפקיד שנתמנה אחריו לא יאוחר מ-15 ימים לאחר תום תקופת כהונתו.

דמי חבר וכספים

36. (א)    כל חבר המועדון ישלם בתוך 30 יום מתחילת שנת הרוטרי את תשלומי החובה כפי
        שיקבעו מזמן לזמן על ידי ההנהלה.

(ב)  חברי כבוד פטורים מהתשלומים הנ"ל.

37. התשלומים השנתיים של החברים יהיו מורכבים כדלהלן: דמי חבר כפי שנקבעו על ידי ההנהלה ואושרו בתקציב שהוגש, הכוללים את המס האישי לרוטרי בינלאומי ולאזור, והתרומה השנתית לקרן רוטרי בינלאומי.

38. (א)    גזבר הכבוד יפקיד את כל כספי המועדון בחשבון בנק על שם "מועדון רוטרי חיפה" על
        פי הוראת ההנהלה.

כספי השירות בקהילה, כולל כספי הקרנות המיועדות, יופקדו בנפרד בחשבון על שם "קרן מועדון רוטרי חיפה".

(ב). כל התשלומים יבוצעו לפי אישור בכתב של בעל התפקיד הנוגע בדבר, בתוספת אישורו של הנשיא או גזבר הכבוד או מזכיר הכבוד, ויבוצעו אד ורק בהמחאה משוכה מחשבון המועדון או הקרנות, מורשי החתימה להפעלת חשבונות הבנקים יהיו הנשיא, גזבר הכבוד ומזכיר הכבוד, שתי חתימות ביחד מתוך שלושת מורשי החתימה תהינה דרושות בכל פעולות הבנק.

39. שנת הכספים של המועדון תתאים לשנת הרוטרי הבינלאומי ותתחיל ביום 1 ביולי ותסתיים ביום 30 ביוני בשנה שלאחריה, כלפי מוסדות ממשלתיים יוגשו דוחות כספיים ליום 31 בדצמבר בכל שנה, והדוחות האמורים יבוקרו על ידי רואי החשבון, עד כמה שאפשר תוך 3 חודשים מהתאריך הנקוב.

40. האסיפה הכללית השנתית תבחר רואה חשבון שישמש כמבקר ספרי החשבון של המועדון, רואה החשבון יבקר את החשבונות של המועדון ויגיש לאסיפת המועדון חוות דעת יחד עם הדוחות הכספיים, וזאת לא יאוחר משלושה חודשים מתאריך הדוחות הכספיים. רואה החשבון שנבחר לתפקיד הנ"ל לא יכהן כחבר הנהלה.

41. בתחילת כל שנת כספים תגיש ההנהלה לאישור המועדון הצעת תקציב לשירות המועדון, ובנפרד הצעת תקציב פרטנית או משולבת לשירות הקהילה, השירות במקצוע והשירות הבינלאומי. תקציבים אלה יכללו אומדני ההכנסות וההוצאות לאותה השנה.

התקציבים יוגשו לעיון חברי המועדון לא יאוחר מן המפגש העסקי של חודש ספטמבר , ויופצו בין חברי המועדון לפחות 7 ימיס לפני המפגש בו תתקיים ההצבעה. התקציבים ישמשו כגבולות ההוצאות למטרות שלהן נועדו.

נוכחות בישיבות המועדון, ישיבות הוועדות

42. כללי הנוכחות הם כקבוע בחוקת רוטרי בינלאומי המחייבים, שעיקריהם:

כל חבר חייב להשתתף ב-50% מפגישות המועדון לפחות, בכל תקופה של חצי שנה.

השתתפות בישיבה נחשבת למשך 60% לפחות מזמן הישיבה.

חבר המשתתף בישיבה של מועדון אחר בתקופה של 14 יום לפני או אחרי ישיבת המועדון שממנה נעדר, יחשב כמי שמילא את חובת הנוכחות בישיבה ממנה נעדר.

היתר היעדרות

43. ההנהלה רשאית, על סמך בקשה בכתב אליה, מסיבה טובה ומספקת, להתיר לחבר היעדרות מחובת הנוכחות במועדון לפרק זמן מוגדר.

(הערה: היתר היעדרות כזה יהא בו כדי למנוע הפסקת חברות אך לא כדי לזכות את המועדון בנוכחות של החבר. החבר יירשם כנעדר אלא אם כן נכח במפגש רגיל של מועדון אחר, ובלבד שהיעדרות שהותרה לפי הנאמר בסעיף 10(3) לחוקת המועדון הסטנדרטית [המתורגמת לעברית] לא תובא בחשבון בדוחות הנוכחות של המועדון).

תותר היעדרות חבר אשר סך הכך שנות גילו ושנות שירותו במועדון אחד או יותר הוא 85 שנים או יותר, והוא הודיע למזכיר המועדון בכתב על רצונו לקבל פטור מחובת הנוכחות, וההנהלה אישרה קבלת ההודעה , ובלבד שהחבר המבקש וימשיך וימלא את כל יתר חובותיו למועדון ולאזור.

אי-נוכחות של חבר המשוחרר מנוכחות לא תיכלל בחישוב הנוכחות הכללי של ישיבת המועדון, מאידך, נוכחותו תובא בחשבון בחישוב הנוכחות.

סדר קבלת חברים חדשים

44. (א)    כל חבר בעל מעמד במועדון רשאי להציע מועמדים לחברות.

(ב)  ההצעה תוגש בכרטיס המועמדות הסטנדרטי ותימסר למזכיר הכבוד שיביא אותה בפני ועדת הסיווג.

45. (1)    (א) ועדת הסיווג והחברות תבדוק התאמתו של המועמד לרבות סיווגו המקצועי.

(ב)  החלטה כאמור בסעיף 45(1)(א) תתקבל בהצבעה גלויה וברוב קולות.

(ג)  אישרה ועדת הסיווג קבלתו של המועמד:

(1)  תבקש אישור המועמד בכתב לפרסום שמו, סיווגו ודבר מועמדותו.

(2)  התקבל אישור המועמד כאמור בסעיף 45(1)(ג)(1), תפרסם ועדת הסיווג הודעה לכל אחד מחברי המועדון בכתב בדואר, דוא"ל או פקס.

(ד)  דחתה ועדת הסיווג קבלתו של המועמד, תודיע באמצעות מזכיר הכבוד על כך לחבר שהציע חברותו של המועמד. למציע עומדת הזכות לערער בפני ההנהלה על החלטת הדחייה. הנהלת המועדון תקיים דיון נוסף והחלטתה אז תהיה סופית.

(2)  (א) כל חבר מועדון רשאי להודיע על התנגדותו לקבלת המועמד ליו"ר ועדת הסיווג תוך
      תשעה (9) ימים מיום פרסום ההודעה אודות מועמדותו של המועמד.

(ב)  על הודעה כאמור בסעיף 45(2)(א) להיות מוגשת בכתב ומנומקת.

(3)  ועדת הסיווג תעביר את ההחלטה שהתקבלה קודם לפרסום פרטי המועמד כאמור בסעיף 45(1)(ג)(2) ואת ההתנגדויות לקבלת המועמד, ככל שיהיו, להנהלת מועדון זה.

46. (א)    ההנהלה תקיים דיון שבסופו תחליט בהצבעה גלויה וברוב קולות אם לקבל או לדחות
        חברותו של המועמד.

(ב)  (1)  קבלה ההנהלה חברותו של המועמד, תפרסם באמצעות מזכיר הכבוד את דבר קבלתו לכל אחד מחברי המועדון בכתב בדואר, דוא"ל או פקס.

(2)  (א)      חבר מועדון ורק כזה אשר הביע התנגדותו על פי סעיף 45.(2).(א) שלעיל, רשאי
          לערער למועדון על החלטת ההנהלה תוך תשעה (9) ימים מיום פרסום ההודעה
          על קבלות של המועמד.

(ב)  ערעור כאמור בסעיף 46(ב)(2)(א) יוגש למזכיר הכבוד בכתב ומנומק וידון בהליכים כאמור בסעיף 46.(ד).

(3)  (א)      לא התקבל ערעור כאמור בסעיף 46(ב)(2), תפרסם ההנהלה באמצעות מזכיר
          הכבוד את דבר קבלתו הסופית של החבר החדש לכל אחד מחברי המועדון בכתב
          בדואר, דוא"ל או פקס.

(ב)  הודעה כאמור בסעיף 46(ב)(3)(א) תפורסם לאחר שהמועמד יעמוד בתנאי סעיף 46(ב)(5) להלן.

(4)  המציע, ובמידת הצורך ביחד עם חבר הוועדה למידע רוטריוני של המועדון, יסבירו למועמד את הזכויות והחובות של חברות במועדון רוטרי.

(5)  המועמד ימלא, יחתום ויחזיר למזכיר הכבוד את טופס הבקשה לחברות וישלם את תשלומי החובה כפי שנקבעו בסעיף 36 לנהלים, בשינויים המחויבים, הוא ייחשב כנבחר כדין לחברות.

(6)  בפגישה רגילה של המועדון הנשיא יקבל חגיגית את החבר החדש.

(ג)  (1)            דחתה ההנהלה מועמדותו של המועמד, תודיע באמצעות מזכיר הכבוד למציע על
   החלטת ההנהלה, שיודיע למועמד על החלטת ההנהלה.

(2)  המציע רשאי לערער למועדון על החלטת ההנהלה.

(ד)  (1)            התקבלה בקשת ערעור למועדון כאמור בסעיף 46(ב)(2) או 46(ג)(2), תובא ההכרעה
   בפני חברי מועדון זה בפגישה הרגילה הבאה בה יהיו נוכחים לפחות 50% מחברי
   מועדון זה.

(2)  לא נכחו בפגישה הרגילה שנקבעה לפחות 50% מחברי מועדון זה, תדחה ההכרעה עד שיהיו נוכחים בפגישה הרגילה לפחות 50% מחברי מועדון זה.

(3)  ההצבעה בדבר קבלת או דחיית חברותו של המועמד תהיה גלויה ותוכרע ברוב קולות.

(4)  אם נתקבלה החלטה על קבלתו של המועמד, תפרסם ההנהלה באמצעות מזכיר הכבוד את דבר קבלתו הסופית של החבר החדש לכל אחד מחברי המועדון בכתב בדואר, דוא"ל או פקס.

47. נדחתה חברותו של המועמד כאמור בסעיפים 45 ו-46, לא ניתן יהיה להגיש למועמדות חברותו של אדם שחברותו נדחתה, בין אם על ידי המציע הנוכחי ובין אם על ידי חבר מועדון אחר, אלא בחלוף חמש (5) שנים.

החלטות

48. אין להביא בפני המועדון כל הצעה להצבעה, לפני שההנהלה דנה בה תחילה. במקרה שתוגש הצעה על ידי אחד החברים להחלטה של המועדון, היא תועבר תחילה לדיון בהנהלה , מבלי לדון בה במועד.

 

תיקונים

49. ניתן לתקן נהלים אלה בכל מפגש רגיל של המועדון.

לשם כך דרושה נובחות של מנין חוקי של חברים, והצבעת רוב של שני שלישים של החברים הנוכחים בעד ההצעה. כמו כן, בתנאי מיקדמי שלכל חבר נשלחה הודעה בכתב על התיקון המוצע לפחות שבועיים לפני אותו מפגש והחומר הקשור בכך נשלח שבוע לפני קבלת התיקון המוצע.

כל תיקון או תוספת לנהלים אלה אשר אינם תואמים את החוקה הסטנדרטית של רוטרי בינלאומי , לא יובאו לדיון.

פרשנות

50. במקרה של ספק בנוגע למשמעות או תחולת נהלים אלה, הם יפורש על ידי מועצת המנהלים, ברוח החוקה והנהלים המומלצים על ידי רוטרי בינלאומי, ברוב דעות של חברי הנהלת המועדון.

 

 

נערך תוקן  ואושר במועדון על ידי ועדת התקנון בשנת 2014 :

נ"ל עודד פלר (יו"ר)

נ"ל רון כהן

נ"ל אלברט לינקולן

ר' דן ביין

תודות לעוזרים במלאכה:

נ"ל נחום לדר

נ"ל משה גן צבי